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Formation Pack Secrétariat

Type de cours : Stage pratique
Réf. : PACSEC - CPF : PCIE
Durée : 13 jours - 91 heures de formation
Tarifs :
- En regroupement au centre 350 € H.T/jour et par participant
- Chez le client (en intra) : sur devis.

Renseignements et devis

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Objectifs

- Se préparer au métier de secrétaire
- Maîtriser les techniques de secrétariat (téléphone, informatique, mails...)
- Améliorer la communication écrite et orale en Français
- Augmenter la qualité de ses relations professionnelles .
- Développer et améliorer l’efficacité de la secrétaire dans l’organisation de son travail.

Public visé

Tout public.

Pré-requis

Aucun.

Méthodes pédagogiques

Programme du stage

TECHNIQUES DE SECRETARIAT - 3 JOURS

L’ORGANISATION ET LA METHODE DANS LE METIER DE SECRETAIRE

- Les méthodes indispensables
- Savoir gérer les priorités
- Mettre en place des méthodes d’organisation
- Planifier ses taches

COURRIERS - MAILS ET NOTES DANS L’ENTREPRISE

- Techniques de rédaction de courriers
- Les différents types de courriers
- Les notes d’information, de service, de synthèse
- Formules de politesse
- Savoir utiliser FAX et E-mails

SAVOIR TRAITER L’INFORMATION

- Prendre un message et le transmettre
- Rédiger des mails et courriers efficacement
- Reformuler les messages
- Savoir exprimer clairement ses idées

UTILISER L’ORDINATEUR

- Travailler avec Windows
- Le traitement de texte Word pour la rédaction de notes, courriers, rapports
- Les correcteurs automatiques
- Mettre en forme correctement un courrier

SAVOIR UTILISER ET VALORISER LE TELEPHONE

- Recevoir un appel : accueillir le correspondant, l’identifier, pratiquer l’écoute active, noter et conclure
- Appeler un correspondant : préparer l’appel, savoir résumer, conclure
- Laisser un message sur répondeur
- Savoir gérer les situations difficiles

L’ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE - 2 JOURS

ACQUERIR LES PRINCIPES FONDAMENTAUX

- Les règles de base
- Recevoir un appel : accueillir le correspondant, l’identifier, pratiquer l’écoute active, noter et conclure
- Appeler un correspondant : préparer l’appel, savoir résumer, conclure
- Laisser un message sur répondeur
- Comment se présenter au téléphone
- Le bon timbre de voix
- Apprendre à sourire au téléphone
- L’écoute
- Formules de politesse

LES TECHNIQUES DE QUESTIONNEMENT

- Savoir reformuler
- Identifier les points essentiels
- La prise de notes
- Les abréviations
- Traiter les demandes
- Le principe du filtrage des appels

LES SITUATIONS DIFFICILES

- Les contraintes au téléphone
- Comment transférer un appel ?
- Gérer les interlocuteurs
- Gérer les tensions (apprendre à les désamorcer)
- Les situations de Stress

L’ACCUEIL PHYSIQUE

- Savoir accueillir les personnes
- Le vocabulaire de l’accueil physique
- La bonne distance à adopter
- Le langage :
- Débit, rythme, intonation, volume, pauses, accentuation…
- Améliorer la diction
- La bonne attitude
- Gestuelle et posture (à adopter, à éviter)
- Faire face aux situations difficiles (agressivité, provocation..)

FRANCAIS : ORTHOGRAPHE - GRAMMAIRE - CONJUGAISON - 3 JOURS

ORTHOGRAPHE

- Les règles d’orthographe spécifiques
- Le pluriel, le féminin et le masculin, l’écriture des nombres
- Le trait d’union
- Accords des noms, adjectifs, participes et verbes
- Homonymie
- Orthographe d’usage
- Ponctuation et signes graphiques
- Les erreurs d’orthographe courantes
- les principaux mots invariables
- les adverbes de manière
- les formules d’usage dans les courriers
- les nombres

GRAMMAIRE & CONJUGAISON

- La grammaire du Français : Les règles de grammaire
- Le verbe (accord, conjugaison)
- Les caractéristiques des verbes irréguliers
- les conjugaisons difficiles du premier et troisième groupes
- Les auxiliaires - L’auxiliaire “être”- L’auxiliaire “avoir”
- La concordance des temps
- Le participe passé et le participe présent - Quand faut-il accorder le participe passé ?
- Le participe passé : règles de base
- Faire le point sur les groupes des verbes.
- Savoir appliquer la terminaison des temps.
- Éviter la confusion : subjonctif/indicatif - conditionnel/futur - temps composés/temps simples.
- L’adjectif (qualificatif, numéral, de couleur)
- Le complément d’objet direct et indirect (COD - COI ...)
- L’impératif
- Signes orthographiques et confusions courantes
- Comment déjouer les pièges de la langue française ?
- Revoir de façon pratique les règles principales.
- La logique de la langue française
- Les pièges du français.
- Les règles de bases (doublement des consonnes, chiffres en lettres etc.).
- Eclaircir les points problématiques (singulier ou pluriel après “de”, accord du participe présent, tous / tout etc.).
- Eviter les erreurs de ponctuation.
- La concordance des temps. la confusion entre le futur et le conditionnel
- Réviser les accords du participe passé
- Bien employer les capitales et les bas de casse.
- Connaître l’écriture des chiffres et des nombres.
- Se servir du style des caractères (italique, gras, romain...).
- la structure d’une phrase
- la ponctuation

SECRETARIAT BUREAUTIQUE - 5 JOURS

LE MICRO-ORDINATEUR PC

- Composition de l’ordinateur (UC, carte mère, mémoires..)
- Périphériques
- Systèmes d’exploitation

TRAVAILLER AVEC WINDOWS

- L’interface
- Les dossiers, la corbeille, les recherches
- Organiser des documents, les impressions…
- Le panneau de configuration

TRAITEMENT DE TEXTE WORD

- Démarrer avec Word
- L’interface
- Mode affichage écran
- Sélection, déplacement
- Gestion courante des documents (ouverture, enregistrement, fermeture, etc.)
- Formatage (Mise en forme des documents)
- Polices, Tailles, attributs de caractère
- Couper, Copier, Coller
- Listes à puces
- Paragraphes : alignement, retrait, espacement, interlignage
- Bordures et trames.
- Formatage avancé
- Retraits de paragraphe
- La tabulation : utilisation du menu et de la règle
- Mise en page : marges, format papier, disposition
- En-têtes et pieds de page
- Insertion des caractères spéciaux
- Fonctions d’impression.
- Editions /Corrections /vérifications
- Outil de correction automatique
- Utilisation des insertions automatiques existantes
- Correction orthographique
- Recherche et remplacement du texte
- Correction orthographique et grammaticale
- Recherche des synonymes
- Statistiques
- Synthèse automatique
- Le Presse papier

TABLEUR EXCEL

- Manipuler les classeurs
- Insérer des feuilles
- Déplacer des feuilles
- Renommer des feuilles
- Choix du nombre de feuilles par défaut.
- Calculs/Fonctions
- Le calcul par défaut
- Les formules de calcul
- Les fonctions de calcul
- Les recopies de formules
- Les pourcentages
- Fonction NB
- Définition et utilisation des noms
- La fonction SI
- Les références relatives, absolues et mixtes
- Concaténer, entier, arrondi
- La fonction « somme.si ».
- Mise en forme / Mise en page
- La mise en forme automatique
- La mise en forme conditionnelle
- Impression : Répétition des titres
- Impression : Aperçu et manipulation des sauts de pages.
- Affichage des données
- Les styles
- Les volets
- Le zoom
- Barres d’outils.
- La barre d’outils dessin
- Les commentaires.
- Séries et listes personnalisées
- Séries linéaires
- Séries Chronologiques
- Séries géométriques
- Créer une liste
- Les graphiques avec EXCEL
- Choix des données
- Utiliser l’assistant
- les graphiques en tant qu’objet
- Placer le graphique sur une nouvelle feuille
- Modifier les types de graphiques
- Modifier les données sources
- Modifier les options, l’ emplacement, la couleur
- Ajouter des données

POWERPOINT

- savoir présenter des documents
- L’environnement PowerPoint
- Les diapositives (conception, mise en forme)
- Les diaporamas (conception, gérer les transitions…)
- Insertion d’images, de musiques...